“Văn phòng ảo” từng được định nghĩa là một dịch vụ cho thuê văn phòng cung cấp: nhân viên lễ tân, dịch vụ văn phòng và phòng họp cho các chuyên gia tư vấn hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp không có địa điểm riêng. Họ sẽ trả một khoản phí dịch vụ hàng tháng để sử dụng điện thoại và địa chỉ gửi thư cho các nhu cầu của riêng họ và gặp gỡ khách hàng trong phòng họp hoặc sảnh tiếp khách để thể hiện một diện mạo chuyên nghiệp. Ngày nay, văn phòng ảo cho phép nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và những người khác tương tác hiệu quả, bất kể văn phòng thực của họ là gì.

Nếu bạn đã nghe thuật ngữ văn phòng ảo, nhưng không chắc dịch vụ văn phòng ảo là gì và liệu đó có phải là thứ bạn cần hay không, thì blog này chính là thứ bạn đang tìm kiếm.

Định nghĩa văn phòng ảo là gì

Văn phòng ảo hoàn toàn không phải là một không gian ảo. Không gian văn phòng ảo là một địa chỉ vật lý thực tồn tại ở đâu đó bất kỳ đâu trên khắp thế giới. Không gian văn phòng ảo được tìm thấy ở hầu hết các quốc gia và thành phố lớn. Chúng là những địa chỉ mà bạn có thể đăng ký cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, một văn phòng ảo không phải là một không gian văn phòng làm việc. Mặc dù là một địa chỉ đã đăng ký nhưng nó không thể hoạt động như một môi trường làm việc. Hãy coi các văn phòng ảo giống như hộp thư bưu điện, nhưng có địa chỉ gửi thư phù hợp.

Văn phòng ảo dành cho ai?

Thông thường, khi bạn thuê một văn phòng, bạn phải trả tiền cho mỗi mét vuông không gian và nhiều phụ phí khác đi kèm, vì thế chi phí sẽ nhanh chóng tăng lên. Một số tổ chức hoặc doanh nghiệp yêu cầu không gian văn phòng để thực hiện công việc kinh doanh của mình, nhưng nếu bạn không có nhu cầu sử dụng không gian vật lý nhưng muốn có địa chỉ văn phòng thì sao?

Dịch vụ văn phòng ảo có thể phù hợp với bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào, mặc dù dịch vụ cho thuê văn phòng này thường phổ biến nhất với các công ty làm việc từ xa, các doanh nghiệp nhỏ hay startup. Chúng đã trở nên phổ biến vì chúng cho phép các doanh nghiệp có được địa chỉ  kinh doanh và hệ thống tiện ích văn phòng mà không phải đích thân đi thuê, đầu tư thiết lập và quản lý.

Bạn nên bắt đầu với thiết lập văn phòng ảo cho công ty như thế nào?

Nếu bạn là một doanh nhân đang cân nhắc việc cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp và tính kinh tế theo quy mô, thì việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là một bước đi tốt cho bạn. Để bắt đầu với văn phòng ảo, bạn nên đánh giá toàn bộ kế hoạch của mình để xem doanh nghiệp của bạn có thể đứng vững trong 5 năm tới hoặc một khoảng thời gian dài hơn.

Cần phải phân tích chi phí - lợi ích khi nghĩ đến việc có một văn phòng ảo.

Theo đuổi là 8 bước G Office khuyên bạn nên làm theo nếu văn phòng ảo tại thời điểm này đang chiếm lĩnh tâm trí kinh doanh của bạn.

Hãy nhớ rằng, các bước này chỉ là điều kiện tiên quyết; bạn phải tính toán nâng cao khi chọn văn phòng ảo thay vì văn phòng truyền thống vì có liên quan đến các vấn đề văn hóa, kinh tế, chính trị và các vấn đề không thể kiểm soát khác.

Bước #1: Phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức

Bạn có nghĩ rằng văn phòng ảo của bạn sẽ phù hợp với tất cả các mục tiêu bạn đặt ra cho doanh nghiệp của mình không? Văn phòng ảo của bạn có phục vụ tất cả các mục đích mà bạn muốn doanh nghiệp của mình đáp ứng không? Hãy tự mình xem liệu văn phòng ảo có xứng đáng với bạn không.

Bước #2: Đưa ra chiến lược 360°

Giả sử bạn được xác nhận rằng văn phòng ảo sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn và đáp ứng mọi yêu cầu kinh doanh của bạn. Trong trường hợp đó, đã đến lúc phải có một kế hoạch 360°. Xem liệu tài chính cần thiết cho liên doanh có sinh lời hay không. Xem liệu bằng cách nào đó việc tiếp thị và bán hàng có bị ảnh hưởng xấu do không có cửa hàng thực hay không.

Kiểm tra xem chi phí thiết kế cho văn phòng ảo có quá cao để thực hiện ngay bây giờ không. Đảm bảo rằng, các chiến lược bạn đặt ra để quản lý văn phòng ảo sẽ khả thi trong tương lai, ngay cả khi có những thay đổi căn bản về cơ sở hạ tầng văn phòng.

Bước #3: Chọn đúng người phù hợp

Con người là một phần nhân đạo của văn phòng ảo. Nếu họ không cảm thấy thoải mái khi làm việc trực tuyến, thì đó không phải là một dự án tuyệt vời để thực hiện. Vì vậy, hãy kiểm tra xem nhân viên có kết nối internet tốt để làm việc từ xa hay không. Đảm bảo rằng họ biết cách vận hành vô số phần mềm mà bạn đang cung cấp cho họ. Đừng quên chỉ định người quản lý dễ giao tiếp nhất, người có thể quản lý mọi thứ từ xa một cách có trách nhiệm.

Bước #4: Tạo tên miền và địa chỉ email

Một trong những điều cần thiết nhất bạn phải làm trước khi thiết lập văn phòng ảo mơ ước của mình là có được một tên miền và một địa chỉ email chính thức. Bước này sẽ giúp bạn phân biệt mình với đối thủ cạnh tranh và tạo cho thương hiệu một diện mạo tùy chỉnh. Hãy nhớ rằng, tất cả các địa chỉ thư của nhân viên phải được mở bằng email của công ty, không phải Gmail.

Bước #5: Lấy địa chỉ doanh nghiệp và số điện thoại

Để có một hình ảnh chuyên nghiệp về doanh nghiệp của chính bạn, bạn phải có một hệ thống điện thoại và địa chỉ văn phòng ảo. Có rất nhiều hệ thống điện thoại và công ty có thể giúp bạn về khía cạnh này.

Bước #6: Chọn đúng công cụ

Bước này là một trong những lý do then chốt giải thích tại sao doanh nghiệp của bạn có thể thành công hoặc tại sao không. Bạn phải phân loại phần mềm bạn sẽ áp dụng cho công ty. Việc áp dụng các công cụ phù hợp cho hội nghị truyền hình, quản lý tác vụ, quản lý nguồn nhân lực hoặc ứng dụng theo dõi thời gian sẽ giúp nhân viên của bạn có được các kỹ năng về chúng và sẽ tạo ra sự hài hòa tại nơi làm việc khi các công cụ được sử dụng một cách hiệu quả.

Bước #7: Đào tạo nhân viên nếu được yêu cầu

Mọi nhân viên của bạn đều không xuất thân từ tầng lớp khá giả. Một người có thể là người đánh bại thế giới trong việc phát triển các chiến lược mới nhưng lại là người mới trong khi tiến hành một cuộc họp trực tuyến. Có thể tổ chức đào tạo cho nhân viên để đảm nhận các nhiệm vụ được giao trong tương lai. Nó sẽ giúp họ thích ứng với phần mềm và làm việc thành thạo hơn.

Bước #8: Đánh giá liên tục hậu quả

Sau khi thiết lập ban đầu và nhân viên áp dụng các công nghệ, hãy đánh giá toàn bộ hệ thống trong một khoảng thời gian xác định. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra các lỗi thiết kế và sơ hở mà bất kỳ thành viên nào trong tổ chức cũng có thể khai thác.

Các bước này sẽ mang lại bầu không khí dễ chịu cho không gian làm việc ảo của bạn.

Tại sao bạn muốn có một văn phòng ảo?

Vì doanh nghiệp của bạn không có nhu cầu sử dụng không gian văn phòng. Bạn đã có môi trường văn phòng làm việc hoặc bạn làm việc từ xa và không yêu cầu trụ sở chính. Vậy tại sao daonh nghiệp của bạn lại muốn thuê văn phòng ảo? Có một số lợi ích xây dựng doanh nghiệp quan trọng mà khi thuê dịch vụ văn phòng ảo mà bạn nên cân nhắc, đặc biệt nếu bạn điều hành một doanh nghiệp từ xa. Bao gồm các:

• - Mở rộng địa bàn kinh doanh: Nhiều doanh nghiệp phát triển mạnh nhờ doanh số bán hàng địa phương, điều đó có thể có nghĩa là bạn muốn mở rộng địa bàn kinh doanh hơn là gói gọn trong một vùng địa lý. Vấn đề ở đây là, nếu bạn ở Cần Thơ, sẽ rất khó để bán dịch vụ cho ai đó ở khu vực TP.HCM. Một văn phòng ảo có thể cung cấp cho bạn địa chỉ kinh doanh tại một địa phương cần thiết để tiếp cận thị trường khu vực mà không cần phải thiết lập sự hiện diện vật lý thực sự ở đó. Làm thế nào để thiết lập được điều này? Một cái gì đó đơn giản như có thể liệt kê địa chỉ chi nhánh tại nhiều khu vực trên danh thiếp và website của bạn có thể đủ để thu hút khách hàng địa phương.
• - Địa chỉ gửi thư doanh nghiệp: Địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký vẫn rất quan trọng trong thời hiện đại, dù hình thức làm việc từ xa đang trở thành xu hướng trên toàn cầu. Điều này là do nó có thể được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào, từ liên hệ đến đăng ký kinh doanh, nếu bạn không muốn sử dụng địa chỉ hiện tại của mình. Nếu bạn đang làm việc ở xa nhà, việc sử dụng địa chỉ nhà cho doanh nghiệp của bạn có vẻ không chuyên nghiệp, đặc biệt là khi cố gắng thu hút khách hàng doanh nghiệp. Nó cũng sẽ được liệt kê công khai, điều này có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư của bạn. Văn phòng ảo có thể chuyển đổi hình ảnh doanh nghiệp của bạn và bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
• - Giải pháp thay thế chi phí thấp: Việc thuê bất động sản kinh doanh rất tốn kém, đặc biệt là ở các thành phố mang lại sự hiện diện kinh tế tốt, như TP.HCM. Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp của bạn tìm ra một cách hợp lý để có được địa chỉ tại các trung tâm kinh tế sầm uất, mà không cần phải trả số tiền mặt lớn cho tài sản mà bạn không thực sự cần.

Làm thế nào để sử dụng văn phòng ảo một cách hiệu quả?

Không có quy tắc chung nào được quy định để làm cho nơi làm việc ảo của bạn thành công, nhưng các chuyên gia đề xuất các mẹo có thể giúp bạn xây dựng một văn phòng ảo hiệu quả. Dưới đây là năm mẹo cần thiết để bạn có thể khiến văn phòng ảo của mình thành công ngay từ đầu.

Mẹo số 1: Thời gian là rất quan trọng

Nhân viên của bạn sẽ hài lòng khi làm việc cho bạn từ nhà hoặc vùng sâu vùng xa. Nó cung cấp cho họ khả năng tăng cường tính linh hoạt đáng kể nhưng sẽ cung cấp cho họ phạm vi để né tránh và nán lại trong nhà của họ. Vì vậy, theo dõi thời gian và lập lịch trình cho mọi thứ chúng ta muốn hoàn thành là điều cần thiết.

Mẹo số 2: Trách nhiệm cũng quan trọng

Yêu cầu nhân viên của bạn chịu trách nhiệm theo cách bạn đã từng làm nếu đó là một văn phòng ngoại tuyến. Kiểm tra cách họ đáp ứng thời hạn và cách họ quản lý các nhiệm vụ. Hướng dẫn họ nếu họ đang lợi dụng hệ thống. Ý thức trách nhiệm sẽ giữ họ chặt chẽ và năng suất sẽ được tăng lên.

Mẹo số 3: Cần có hình ảnh chuyên nghiệp

Mẹo này dành cho các văn phòng ảo và thực. Vui lòng không cho phép nhân viên của bạn sử dụng email và các tài khoản khác của họ trong khi làm việc cho bạn. Tính chuyên nghiệp đến khi công ty của bạn thể hiện bản thân một cách rõ ràng trong cuộc cạnh tranh. Thêm dữ liệu sinh học, ảnh và thông tin liên quan của các thành viên trong tổ chức của bạn vào trang web.

Nó sẽ cho phép các nhân viên cảm thấy có giá trị. Một lần nữa, nó sẽ tạo nên sự xuất hiện mạnh mẽ của đội trước những người khác.

Mẹo số 4: Giao tiếp là chìa khóa

Truyền thông có tác động to lớn đối với bất kỳ tổ chức nào. Để cân bằng giao tiếp tổng thể, sự hài hòa là điều tối quan trọng vì trong văn phòng ảo, đây là một khía cạnh quan trọng. Một người quản lý có kỹ năng giao tiếp cao bất thường sẽ mang lại may mắn cho công ty.

Khi làm việc từ xa, nhân viên có thể gặp phải các vấn đề khác nhau có thể truyền đạt được, nhưng họ không biết tin tức nên được chuyển đến kênh nào. Một nhà quản lý giao tiếp đỉnh cao biết cách xử lý tình huống, thậm chí biết lường trước vấn đề.

Mẹo số 5: Có mặt khắp nơi

Đối với một nhân viên thích sự linh hoạt, làm việc từ xa là điều tuyệt vời. Không có ông chủ, không có giám sát, không la hét! Điều này được đánh giá cao nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Giám sát thấp đến không có thể làm giảm năng suất và làm suy giảm tinh thần làm việc của nhân viên. Đó là lý do tại sao với tư cách là chủ sở hữu tổ chức, bạn phải thể hiện sự hiện diện của mình với mọi người. Thật khó khăn, nhưng nếu bạn có thể làm được, bạn có thể hoàn thành công việc cho chính mình.

Vì vậy, hãy đảm bảo rằng, khi nhân viên của bạn làm việc từ xa, bạn, với tư cách là chủ sở hữu của tổ chức, cũng đang giám sát từ xa!

Ưu điểm của văn phòng ảo

Có rất nhiều lợi thế có thể đạt được từ văn phòng ảo. 7 trong số những lợi thế được hiển thị bên dưới:

1. Tăng cường tính linh hoạt

Đây không phải là điểm đáng ngạc nhiên vì chúng ta đều biết hầu hết mọi người thích làm việc từ nhà đến văn phòng. Tính linh hoạt là yếu tố có thể thúc đẩy năng suất của mọi người trong nhiều trường hợp.

2. Giải phóng sự đơn giản trong khi thiết lập

Thiết lập một văn phòng thông thường là một công việc khó khăn vì nó liên quan đến rất nhiều sự phức tạp và chi phí. Tuy nhiên, việc thiết lập văn phòng ảo là một quy trình gần như không phức tạp và không chính thức. Cần ít nỗ lực hơn để xây dựng thiết lập ban đầu và nó ít bị ảnh hưởng bởi những hậu quả không thể khắc phục hơn.

3. Nắm bắt hiệu quả chi phí

Chi phí ban đầu để thiết lập cấu trúc văn phòng ảo thấp hơn nhiều so với các văn phòng truyền thống. Một lần nữa, bạn sẽ thu được lợi nhuận về mặt tài chính vì bạn sẽ trả tiền cho những nhân viên làm việc từ xa vì những gì họ đang làm cho bạn. Không có chi phí bổ sung.

Tuy nhiên, ở nơi làm việc chính thức truyền thống, một số chi phí phụ bắt đầu từ hóa đơn tiền điện đến cà phê và đồ ăn nhẹ mà nhân viên của bạn tiêu thụ hàng ngày.

4. Tận hưởng khả năng mở rộng

Bạn muốn mở rộng kinh doanh lâu dài? Nếu bạn là một doanh nghiệp truyền thống, bạn sẽ phải đau đầu rất nhiều để hàn gắn. Để mở rộng kinh doanh, bạn sẽ cần nhiều cơ sở hơn, tòa nhà văn phòng lớn hơn và bạn sẽ phải chịu thêm chi phí điện, thực phẩm và các dịch vụ khác.

Tuy nhiên, với tư cách là chủ doanh nghiệp có văn phòng ảo, bạn không cần phải chịu tất cả các chi phí này. Tuy nhiên, sẽ có một số chi phí, nhưng chúng sẽ không đáng kể so với việc mở rộng văn phòng ngoại tuyến.

5. Thu hút nhân tài toàn cầu

Một nơi làm việc truyền thống cần nghĩ đến nơi ở của một nhân viên tiềm năng khi tuyển dụng. Một văn phòng ảo không có những thứ này trong danh sách quan tâm của nó. Họ có thể thu hút nhân tài trên khắp thế giới cho vị trí tuyển dụng trong tổ chức của họ.

6. Tiết kiệm thời gian

Không cần bàn cãi khi văn phòng ảo của bạn tiết kiệm thời gian cho bạn và nhân viên của bạn. Họ không cần chuẩn bị để đến văn phòng vào buổi sáng và không cần đợi nhiều để trở về nhà. Phần lớn thời gian trong ngày của họ sẽ bị lãng phí một cách vô ích nếu họ phải đến văn phòng làm việc.

Nhược điểm của hệ thống quản lý văn phòng ảo

Mặc dù có tất cả những lợi ích, văn phòng ảo có một số nhược điểm đáng kể. Bảy nhược điểm như vậy được chỉ ra dưới đây:

1. Sức khỏe tinh thần bị gián đoạn

Liên tục trực tuyến và ngồi trước màn hình trong một thời gian dài có thể làm suy giảm đáng kể sức khỏe tinh thần của bạn. Tia xanh phát ra từ màn hình có thể gây hại cho mắt, khiến bạn thức trắng đêm và sáng hôm sau thức dậy với tâm trạng uể oải.

Điều này sẽ khiến bạn mất bình tĩnh và tâm trạng cáu kỉnh có thể tàn phá môi trường xung quanh bạn, khiến những người xung quanh cảm thấy bực bội vì hành vi của bạn.

2. Khoảng cách giao tiếp

Khi bạn ở trong khuôn viên văn phòng, bạn có rất nhiều kết nối thẳng đứng xung quanh. Nhưng làm việc từ xa sẽ cản trở bạn thu thập thông tin cần thiết ngay lập tức và tạo ra một khoảng cách lớn trong giao tiếp. Vì giao tiếp là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc từ xa hoặc quản lý văn phòng ảo, trở ngại có nghĩa là bạn sẽ mất phương hướng trong một thời gian.

3. Chi phí vô hình

Chi phí ban đầu có thể thấp khi bạn thiết lập văn phòng ảo, nhưng một số chi phí ẩn sẽ khiến bạn sợ hãi như gặp ác mộng khi chúng bắt đầu đuổi theo bạn. Mỗi thành viên bổ sung có nghĩa là bạn phải chịu chi phí cho mọi phần mềm, dung lượng lưu trữ và tiện ích trực tuyến mà anh ấy sẽ sử dụng. Điều này sẽ bắn lên chi phí của bạn bằng dặm.

4. Phiền nhiễu

Bất cứ khi nào một nhân viên từ xa làm việc tại nhà của anh ta hoặc một nơi nào đó mà anh ta cảm thấy thoải mái, anh ta sẽ dễ bị phân tâm hơn. Sự phân tâm có thể là bất kỳ phương tiện nào, từ mạng xã hội đến con cái của anh ấy và bất kỳ vấn đề gia đình nào. Trong văn phòng ngoại tuyến, những phiền nhiễu này sẽ ít hơn đáng kể.

5. Cam kết ít hơn

Nhân viên văn phòng ảo không bị ràng buộc trực tiếp với phong cách và thủ tục chính thức. Điều đó mang lại cho họ khá nhiều sự độc lập, và họ bắt đầu quên mất mình đang làm việc với ai và vì cái gì. Do đó, cam kết đối với tổ chức sẽ ít hơn.

6. Ít hoặc không có cảm giác thân thuộc

Nếu bạn ít cam kết với điều gì đó, bạn cũng sẽ ít tự hào về điều đó hơn. Như từ điểm trước, cam kết là một yếu tố hạ thấp đáng kể trong không gian văn phòng ảo; cảm giác gắn bó với tổ chức sẽ ít hơn nhiều.

Ngược lại, trong một không gian làm việc thông thường, nhân viên của bạn sẽ làm việc cùng nhau, giải quyết vấn đề và đưa ra những quyết định mang tính đột phá. Điều đó sẽ khiến họ tự hào về tổ chức mà họ đang làm việc.

Văn phòng ảo có đáng để lựa chọn không?

Câu trả lời là “Có”.

Mặc dù chúng tôi đã thảo luận về cả ưu và nhược điểm của việc thiết lập văn phòng ảo cho nhân viên từ xa của bạn, nhưng ưu điểm vượt trội hơn đáng kể so với nhược điểm.

Bắt đầu từ việc tăng cường tính linh hoạt để giảm chi phí quản lý văn phòng, văn phòng ảo có thể giúp bạn tận dụng lợi thế của công nghệ hiện đại, điều đơn giản có thể giúp bạn giành được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Truy cập dịch vụ dễ dàng hơn và không có ràng buộc về địa điểm là những lợi ích khác mà bạn có thể kiếm được khi triển khai hệ thống quản lý văn phòng ảo theo kế hoạch.

Bạn có thể có nhiều câu hỏi liên quan đến việc có nên chọn nó hay không, nhưng một phép tính chi phí-lợi ích đơn giản có thể trả lời từng câu hỏi của bạn.

Hop vào các mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn. Xem liệu việc chọn đặt lịch cho nhân viên của bạn làm việc tại nhà thông qua văn phòng ảo và với sự trợ giúp của phần mềm quản lý văn phòng ảo có làm tăng năng suất hay không. Nhận phản hồi thường xuyên. Xem đường cong của lợi nhuận. Nếu cần, hãy thảo luận trực tiếp với những nhân viên đáng tin cậy nhất của bạn.

Nói tóm lại, hãy thử nghiệm và xem liệu có đáng để thiết lập một văn phòng ảo hay không. Nếu có, đi cho nó. Nếu chưa, bạn đã có một văn phòng để đưa nhân viên vào rồi phải không?

Tóm lại

Quản lý văn phòng ảo là một khái niệm đột phá để cắt giảm chi phí, tăng tính linh hoạt và thúc đẩy năng suất. Bất chấp tất cả những cạm bẫy tiềm ẩn do việc triển khai nó, thế giới doanh nghiệp hiện đại đang hướng tới một không gian làm việc tự động, chào đón khái niệm mới này với những hy vọng và nguyện vọng mới.

Nếu bạn thấy doanh nghiệp của mình có khả năng điều hành từ xa, chúng tôi khuyên bạn nên tiếp tục phát triển cùng loại hình văn phòng linh hoạt này.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm thuê văn phòng ảo tphcm giá rẻ uy tín, hãy gọi ngay cho G Office. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của văn phòng ảo và liệu một văn phòng ảo có xứng đáng để bạn lựa chọn hay không.